Разложите по признакам, которые видны
Начните с длины и формы ручек. Похожие предметы положите рядом, а отличающиеся оставьте отдельной группой. Не объединяйте набор по одному признаку: одинаковая длина ещё не доказывает одинаковое происхождение.
Сделайте фотографию ряда с линейкой и номерными карточками. Если ложки лежали в футляре, сначала снимите их в исходном расположении. Затем можно вынуть для осмотра, сохраняя номер места и сведения о том, какой предмет где находился.
Покажите каждую отметку
На маленькой ручке цифры часто получаются размытыми. Не заменяйте несколько трудных отметок одной удобной фотографией с подписью «на остальных то же самое». Лучше сделать отдельные кадры или честно указать, какие предметы пока не удалось снять.
Технику съёмки смотрите в статье как фотографировать клеймо на серебре. Опора для телефона и спокойный свет обычно полезнее увеличения картинки после съёмки. Саму ложку не нужно тереть до блеска ради читаемости.
Состояние фиксируйте буквально
Запишите видимые различия: у одной ложки неровный край, у другой ручка отклонена, на третьей есть надпись. Не определяйте причину повреждения по догадке. Формулировка «на обороте заметна линия» оставляет специалисту возможность проверить, что это такое.
Если есть семейная история, добавьте её отдельным абзацем. Дата покупки футляра, возраст владельца и время изготовления ложек могут не совпадать. Не следует переносить одну известную дату на весь комплект без подтверждения.
Одна карточка на группу и отдельные примечания
Для набора удобно сделать общую запись: количество, размеры, наличие футляра и список номеров фотографий. Особенности каждой ложки добавьте ниже. Так описание останется компактным, но не скроет заметные различия.
Для более подробной системы подойдёт опись семейного серебра. После съёмки упакуйте ложки раздельно, сохранив номера: подготовленная информация окажется полезной только тогда, когда её можно сопоставить с самими вещами.